PERNCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJGEMEN
PENDAHULUAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai
1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
2. Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.
B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
3. Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)
4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya
KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik
2. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.
PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.
Selasa, 29 Desember 2009
managemen umum
Written by KARTIKA ROSMALA DEWI on October 30, 2009 – 2:27 pm
MAKALAH MANAJEMEN UMUM
DISUSUN OLEH :
ARNIE NUR ANISA
KARTIKA ROSMALA DEWI
SYAMSIAH
MICHAEL KELAS : 1DB09
UNIVERSITAS GUNADARMA
2009
KATA PENGANTAR
Assalamm’ualaikum Wr.Wb Puji syukur kita panjatkan kepada kehadirat illahi robi Allah swt. Yang karena rahmat dan hidayahnya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terima kasih kepada yang turut memberikan saran dan kritiknya baik secara langsung maupun tidak langsung. Terutama ucapan terima kasih kepada Bapak/Ibu Dosen yang telah banyak memberikan bimbingannya sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penyusun dan umumnya bagi para pembaca.
Wassalamm’ualaikum Wr. Wb
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
TUJUAN ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi
B. Tujuan Organisasi
C. Bentuk-bentuk Organisasi
D. Fungsi Organisasi
MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
A. Sistem Management By Objectives (MBO)
B. Kebaikan Management By Objectives (MBO)
C. Kelemahan Management By Objectives (MBO)
D. Unsur Management By Objectives (MBO)
E. Contoh kasus Management By Objectives (MBO)
DAFTAR PUSTAKA
TUJUAN ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerja sama, dimana kerja sama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja, dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Pengertian organisasi menurut para ahli :
• James D. Money Organisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• Jhon D. Millet Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerja banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• Ermeat Dalk Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha.
• Harley Trecker Organisasi adalah tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.
B. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk mencapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Dua unsur penting tujuan yaitu hasil-hasil akhir yang diinginkan di akan datang dan usaha-usaha atau kegiatan sekarang yang diarahkan. Dan tujuan ini dapat berupa Tujuan Umum atau khusus dan Tujuan akhir, ataupun tujuan antara. Tujuan umum(Tujuan strategik) secara operasional tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan khusus dengan jenjang manajemen. Tujuan khusus secara operasional cenderung berdiri sendiri, di dalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah yang memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi. Tujuan strategik akan menentukan kegiatan-kegiatan dan mengikat sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Oleh karena itu, tujuan ini ditetapkan para manajer puncak atau tingkat atas, biasanya setelah mempertimbangkan sejumlah alternative tujuan.
Beberapa unsur dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akanorganisasi : dapat memberikan manfaat, paling sedikit sama dengan harganya.
Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan konsumen.
Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing. Bahwa dengan kerjakeras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik.
Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka dapat bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu suksesnya organisasi.
C. Bentuk-bentuk Tujuan Organisasi
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Outpu Goals, menhasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk fungsi konsumen
3. System Goals, pelaksanaan semua funsi organisasi dilakukan dengan sistem yang bisa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, Berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi / perusahaan
5. Derived Goals, dihubungkan dan di dasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi.
D. Fungsi Organisasi
Berbagai fungsi tujuan organisasi antara lain sebagai berikut :
1. Pedoman bagi kegiatan
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional pengorganisasian
MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
Management by objectives (MBO) pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Pada dasarnya pengertian MBO yaitu penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dijabarkan secara tegas dalam bentuk hasil-hasil atau sasaran yang diharapkan serta dapat diukur sebagai pedoman oleh setiap pihak organisasi. MBO menurut Koontz adalah Metode formal atau semi formal yang diawali dari penetapan tujuan pelaksanaan dan tujuan, pelaksanaan dan evaluasi.
A. Sistem Management By Objectives (MBO)
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisas
i, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
2. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
3. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
4. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
5. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
B. Kebaikan Management By Objectives (MBO)
1) Setiap individu diberikan kesempatan untuk mengetahui apa yang diharapkan.
2) Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.
3) Komunikasi antara manajer dan bawahan dapat ditingkatkan.
4) Setiap individu lebih menyadari akan tujuan organisasi.
5) Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pencapaian tujuan tertentu, sehingga dimungkinkan bawahan dapat mengetahui kualitas pekerjaannya dalam kaitannya dengan tujuan organisasi.
C. Kelemahan Management By Objectives (MBO)
1) Kelemahan yang inherent(melekat) dalam proses MBO, yang mencangkup waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses mempelajari teknik MBO dengan tepat, yang biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja.
2) Kelemahan yang berhubungan dan berkembang dalam praktek program-program MBO, meliputi berbagai macam masalah penting yang perlu dikendalikan guna keberhasilan program MBO, di antaranya adalah :
a. Gaya dan dukungan pemimpin
b. Penyesuaian dan perubahan
c. Keterampilan-keterampilan antar pribadi
d. Deskripsi jabatan
e. Penetapan dan pengkoordinasikan tujuan
f. Pengawasan metoda pencapaian tujuan
g. Pertentangan antara kretivitas dan MBO
D. Unsur Management By Objectives (MBO)
1. Komitmen pada program Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen pada manajer di setiap tingkatan organisai terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi, serta proses organisai.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak Program-program perencanaan efektif biasanya mulai dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.
3. Tujuan-tujuan individu (perseorangan) Dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bawahan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.
4. Peran serta atau Partisipasi Dalam hal peran serta atau partisipasi maka tingkat/derajatnya bagi setiap bawahan satu dengan lainnya adalah berbeda.
5. Otonomi dan pelaksanaan rencana Apabila tujuan telah ditetapkan dan disepakati, maka setiap individu mempunyai kesempatan untuk menentukan berbagai sarana yang dapat dipilih guna mendukung dalam pencapaian tujuan.
6. Peninjauan kembali hasil pelaksanaan Secara periodik para manajer dan bawahan selalu mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan kembali terhadap berbagai hasil pelaksanaan, apakah ada kemajuan atau tidak.
E. Contoh kasus Management By Objectives (MBO) Dalam perusahaan CITA RASA
Perusahaan CITA RASA merupakan salah satu perusahaan swasta yang memiliki tenaga kerja lebih darki 600 orang dan memiliki omset penjualan sekitar tiga setengah milyar rupiah pada tahun 1985. Pertumbuhan yang sangat pesat telah merubah perusahaan ini dari perusahaan yang dulunya kecil menjadi suatu perusahaan besar. Perusahaan CITA RASA mempunyai berbagai masalah di antaranya adalah merupakan menumpuknya beban kerja di kalangan pimpinan senior dan terlihat adanya kesan bahwa di kalangan pimpinan yunior kerjanya tidak efektif. Di samping itu, komunikasi dalam perusahaan dalam perusahaan berjalan tidak baik bahkan buruk, khususnya menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, meski setiap saat pihak pimpinan selalu menerima laporan keuangan secara rutin tiap bulan. Dengan adanya berbagai masalah tersebut, Perusahaan CITA RASA semakin lama merasakan hal-hal yang tidak wajar, yang dapat membawa akibat tidak baik. Untuk menghadapi masalah tersebut, langkah-langkah yang di ambil oleh Perusahaan CITA RASA(dengan menerapkan sistem MBO), sebagai tindak perbaikan sebagai berikut: Pertama, pihak perusahaan melakukan penjelasan secara umum kepada pimpinan senior secara rutin, untuk mengenalkan tentang MBO dan juga untuk mendapatkan berbagai tanggapan dari para pimpinan senior tersebut. Dalam hal ini perlu dijelaskan tentang keuntungan dan kelemahan dari MBO, serta dijelaskan pula ada tujuan dan cara-cara yang digunakan. Penjelasan ini dimaksudkan agar ada dukungan dari kalangan pemimpin senior. Kedua, mendidik dan melatih para penasehat perusahaan dalam waktu tertentu tentang MBO, meliputi teori MBO, pelajaran tentang berbagai macam kasus perusahaan, pengenalan organisasi perusahaan, membuat model dikripsi pekerjaan manajemen berikut berbagai rencana untuk meningkatkan kerja serta melakukan permainan yang disebut dengan “Role Playing” (Bermain peran) sebagai pihak-pihak tertentu dalam perusahaan misal sebagai bawahan, pimpinan atau penasehat, yang kesemuanya untuk menyiapkan dan menyetujui suatu rencana peningkatan kerja. Para penasehat sangat penting untuk menyusun program secara terinci, serta memanfaatkan waktu sebaik mungkin bahkan kalau bisa diusahakan menekan sesingkat mungkin waktu yang digunakan untuk penentuan permulaan. Ketiga, memberi penjelasan kepada para manajer dengan cara membentuk kelompok-kelompok kecil. Dalam hal ini perlu di jelaskan terlebih dahulu oleh para penasehat tentang kebijaksanaan perusahaan secara umum, kemudian ditunjukan pula dengan berbagai contoh nyata yang ada pada paparan di atas serta berusaha menjawab berbagai pertanyaan yang muncul. Keempat, setiap manajer mulai melakukan tugasnya, menganalisa pekerjaannya untuk menentukan bidang pokoknya, yang beberapa menyangkut beberapa bagian penting dari bagian tersebut. Kelima, melakukan koordinasi dan penyesuaian tugas-tugas pokok pimpinan serta menyusun rancangan peningkatan kerja, dengan cara melakukan pertemuan yang di hadiri oleh sitiap pihak. Keenam, setelah berjalan beberapa bulan, dilakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan antara pejabat dan atasannya dalam suatu pertemuan resmi yang di hadiri oleh penasihat perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Julitriarsa Djati, Supriatno Jhon, Manajemen Umum, BPFE – Jogjakarta : 1988.
Handoko T. Hani, Manajemen Edisi II, BPFE – Jogjakarta : 1986.
Hasibun Malayu S.P DRS, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, CV HAJI MASAGUNG – Bandung : 1984.
MAKALAH MANAJEMEN UMUM
DISUSUN OLEH :
ARNIE NUR ANISA
KARTIKA ROSMALA DEWI
SYAMSIAH
MICHAEL KELAS : 1DB09
UNIVERSITAS GUNADARMA
2009
KATA PENGANTAR
Assalamm’ualaikum Wr.Wb Puji syukur kita panjatkan kepada kehadirat illahi robi Allah swt. Yang karena rahmat dan hidayahnya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terima kasih kepada yang turut memberikan saran dan kritiknya baik secara langsung maupun tidak langsung. Terutama ucapan terima kasih kepada Bapak/Ibu Dosen yang telah banyak memberikan bimbingannya sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penyusun dan umumnya bagi para pembaca.
Wassalamm’ualaikum Wr. Wb
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
TUJUAN ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi
B. Tujuan Organisasi
C. Bentuk-bentuk Organisasi
D. Fungsi Organisasi
MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
A. Sistem Management By Objectives (MBO)
B. Kebaikan Management By Objectives (MBO)
C. Kelemahan Management By Objectives (MBO)
D. Unsur Management By Objectives (MBO)
E. Contoh kasus Management By Objectives (MBO)
DAFTAR PUSTAKA
TUJUAN ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerja sama, dimana kerja sama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja, dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Pengertian organisasi menurut para ahli :
• James D. Money Organisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• Jhon D. Millet Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerja banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.
• Ermeat Dalk Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha.
• Harley Trecker Organisasi adalah tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.
B. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk mencapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Dua unsur penting tujuan yaitu hasil-hasil akhir yang diinginkan di akan datang dan usaha-usaha atau kegiatan sekarang yang diarahkan. Dan tujuan ini dapat berupa Tujuan Umum atau khusus dan Tujuan akhir, ataupun tujuan antara. Tujuan umum(Tujuan strategik) secara operasional tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan khusus dengan jenjang manajemen. Tujuan khusus secara operasional cenderung berdiri sendiri, di dalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah yang memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi. Tujuan strategik akan menentukan kegiatan-kegiatan dan mengikat sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Oleh karena itu, tujuan ini ditetapkan para manajer puncak atau tingkat atas, biasanya setelah mempertimbangkan sejumlah alternative tujuan.
Beberapa unsur dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akanorganisasi : dapat memberikan manfaat, paling sedikit sama dengan harganya.
Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan konsumen.
Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing. Bahwa dengan kerjakeras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik.
Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka dapat bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu suksesnya organisasi.
C. Bentuk-bentuk Tujuan Organisasi
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Outpu Goals, menhasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk fungsi konsumen
3. System Goals, pelaksanaan semua funsi organisasi dilakukan dengan sistem yang bisa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, Berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi / perusahaan
5. Derived Goals, dihubungkan dan di dasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi.
D. Fungsi Organisasi
Berbagai fungsi tujuan organisasi antara lain sebagai berikut :
1. Pedoman bagi kegiatan
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional pengorganisasian
MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
Management by objectives (MBO) pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Pada dasarnya pengertian MBO yaitu penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dijabarkan secara tegas dalam bentuk hasil-hasil atau sasaran yang diharapkan serta dapat diukur sebagai pedoman oleh setiap pihak organisasi. MBO menurut Koontz adalah Metode formal atau semi formal yang diawali dari penetapan tujuan pelaksanaan dan tujuan, pelaksanaan dan evaluasi.
A. Sistem Management By Objectives (MBO)
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisas
i, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
2. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
3. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
4. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
5. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
B. Kebaikan Management By Objectives (MBO)
1) Setiap individu diberikan kesempatan untuk mengetahui apa yang diharapkan.
2) Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.
3) Komunikasi antara manajer dan bawahan dapat ditingkatkan.
4) Setiap individu lebih menyadari akan tujuan organisasi.
5) Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pencapaian tujuan tertentu, sehingga dimungkinkan bawahan dapat mengetahui kualitas pekerjaannya dalam kaitannya dengan tujuan organisasi.
C. Kelemahan Management By Objectives (MBO)
1) Kelemahan yang inherent(melekat) dalam proses MBO, yang mencangkup waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses mempelajari teknik MBO dengan tepat, yang biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja.
2) Kelemahan yang berhubungan dan berkembang dalam praktek program-program MBO, meliputi berbagai macam masalah penting yang perlu dikendalikan guna keberhasilan program MBO, di antaranya adalah :
a. Gaya dan dukungan pemimpin
b. Penyesuaian dan perubahan
c. Keterampilan-keterampilan antar pribadi
d. Deskripsi jabatan
e. Penetapan dan pengkoordinasikan tujuan
f. Pengawasan metoda pencapaian tujuan
g. Pertentangan antara kretivitas dan MBO
D. Unsur Management By Objectives (MBO)
1. Komitmen pada program Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen pada manajer di setiap tingkatan organisai terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi, serta proses organisai.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak Program-program perencanaan efektif biasanya mulai dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.
3. Tujuan-tujuan individu (perseorangan) Dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bawahan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.
4. Peran serta atau Partisipasi Dalam hal peran serta atau partisipasi maka tingkat/derajatnya bagi setiap bawahan satu dengan lainnya adalah berbeda.
5. Otonomi dan pelaksanaan rencana Apabila tujuan telah ditetapkan dan disepakati, maka setiap individu mempunyai kesempatan untuk menentukan berbagai sarana yang dapat dipilih guna mendukung dalam pencapaian tujuan.
6. Peninjauan kembali hasil pelaksanaan Secara periodik para manajer dan bawahan selalu mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan kembali terhadap berbagai hasil pelaksanaan, apakah ada kemajuan atau tidak.
E. Contoh kasus Management By Objectives (MBO) Dalam perusahaan CITA RASA
Perusahaan CITA RASA merupakan salah satu perusahaan swasta yang memiliki tenaga kerja lebih darki 600 orang dan memiliki omset penjualan sekitar tiga setengah milyar rupiah pada tahun 1985. Pertumbuhan yang sangat pesat telah merubah perusahaan ini dari perusahaan yang dulunya kecil menjadi suatu perusahaan besar. Perusahaan CITA RASA mempunyai berbagai masalah di antaranya adalah merupakan menumpuknya beban kerja di kalangan pimpinan senior dan terlihat adanya kesan bahwa di kalangan pimpinan yunior kerjanya tidak efektif. Di samping itu, komunikasi dalam perusahaan dalam perusahaan berjalan tidak baik bahkan buruk, khususnya menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, meski setiap saat pihak pimpinan selalu menerima laporan keuangan secara rutin tiap bulan. Dengan adanya berbagai masalah tersebut, Perusahaan CITA RASA semakin lama merasakan hal-hal yang tidak wajar, yang dapat membawa akibat tidak baik. Untuk menghadapi masalah tersebut, langkah-langkah yang di ambil oleh Perusahaan CITA RASA(dengan menerapkan sistem MBO), sebagai tindak perbaikan sebagai berikut: Pertama, pihak perusahaan melakukan penjelasan secara umum kepada pimpinan senior secara rutin, untuk mengenalkan tentang MBO dan juga untuk mendapatkan berbagai tanggapan dari para pimpinan senior tersebut. Dalam hal ini perlu dijelaskan tentang keuntungan dan kelemahan dari MBO, serta dijelaskan pula ada tujuan dan cara-cara yang digunakan. Penjelasan ini dimaksudkan agar ada dukungan dari kalangan pemimpin senior. Kedua, mendidik dan melatih para penasehat perusahaan dalam waktu tertentu tentang MBO, meliputi teori MBO, pelajaran tentang berbagai macam kasus perusahaan, pengenalan organisasi perusahaan, membuat model dikripsi pekerjaan manajemen berikut berbagai rencana untuk meningkatkan kerja serta melakukan permainan yang disebut dengan “Role Playing” (Bermain peran) sebagai pihak-pihak tertentu dalam perusahaan misal sebagai bawahan, pimpinan atau penasehat, yang kesemuanya untuk menyiapkan dan menyetujui suatu rencana peningkatan kerja. Para penasehat sangat penting untuk menyusun program secara terinci, serta memanfaatkan waktu sebaik mungkin bahkan kalau bisa diusahakan menekan sesingkat mungkin waktu yang digunakan untuk penentuan permulaan. Ketiga, memberi penjelasan kepada para manajer dengan cara membentuk kelompok-kelompok kecil. Dalam hal ini perlu di jelaskan terlebih dahulu oleh para penasehat tentang kebijaksanaan perusahaan secara umum, kemudian ditunjukan pula dengan berbagai contoh nyata yang ada pada paparan di atas serta berusaha menjawab berbagai pertanyaan yang muncul. Keempat, setiap manajer mulai melakukan tugasnya, menganalisa pekerjaannya untuk menentukan bidang pokoknya, yang beberapa menyangkut beberapa bagian penting dari bagian tersebut. Kelima, melakukan koordinasi dan penyesuaian tugas-tugas pokok pimpinan serta menyusun rancangan peningkatan kerja, dengan cara melakukan pertemuan yang di hadiri oleh sitiap pihak. Keenam, setelah berjalan beberapa bulan, dilakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan antara pejabat dan atasannya dalam suatu pertemuan resmi yang di hadiri oleh penasihat perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Julitriarsa Djati, Supriatno Jhon, Manajemen Umum, BPFE – Jogjakarta : 1988.
Handoko T. Hani, Manajemen Edisi II, BPFE – Jogjakarta : 1986.
Hasibun Malayu S.P DRS, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, CV HAJI MASAGUNG – Bandung : 1984.
Langganan:
Postingan (Atom)
